目次
1．ビジネスメールマナーは社会人にとって必要不可欠なスキル
皆さんは、「件名」で気をつけたいマナーをご存知ですか？
またTo、Cc、Bccは正しく使い分けられているでしょうか？
社会人にとって、メールはなくてはならないツールの一つであり、正しいビジネスメールマナーは、欠かせないスキルと言えます。
今回は、社外へのメール・社内へのメールそれぞれの基本的なルールについて、確認していきましょう。
2．社外へのメール
会社に宛てたメールは、大きく、「件名、挨拶、本文、署名」の4つの基本項目から構成されています。
社外メールを書く際は、この構成を意識して書くとよいでしょう。
それでは各項目を詳しく見ていきましょう。
2-1. 件名
メールの「件名」は、メールを受信した際に、多くの人が最初に目を通すものです。
長くなりすぎないように要点をまとめ、ひと目で内容がわかるように書くとよいでしょう。
この時、法人名を書くことで、差出人がわかりやすくなります。
2-2. 挨拶
メール本文の冒頭には、相手の社名・部門部署名・役職名・氏名を記載します。
ここを間違えることは大変な失礼に当たります。
省略せず、丁寧に記載しましょう。
その次には、「いつもお世話になっております。」「この度はご連絡ありがとうございます。」といった挨拶文や、自己紹介を書きます。
自己紹介をする際、初めての相手は、自分のことをまだよく知らない可能性が高いので、所属部署も添えるとよいでしょう。
2-3. 本文
続いて本文です。
本文はまさしくメールの内容にあたり、通常メールの大半を占める部分です。
受け取り手の読みやすさを考慮した記載を意識してみましょう。
まず、1行あたりは30文字程度になるように改行します。
改行がなく文章が続いてしまうと、読み手はとても読みづらくなってしまいます。
1段落は、3～5行を目安にするとよいでしょう。
また、段落ごとに1行空けることで、次の段落に移ったことが分かりやすくなりますし、適度なスペースが確保されることで、読み手の読みやすさも大きく改善されます。
2-4. 署名
最後に署名を書きます。
署名は、メール内での名刺代わりになります。
法人名や病院名・部門や部署・氏名・電話番号・FAX番号・メールアドレスなどを記載します。
こうすることで、相手に自分の所属や連絡先を簡潔に伝えることができます。
受け取り手は、誰からのメールであるかを判断しやすくなります。
なお、多くのメールシステムは、署名を文末に自動的に設置できる機能を備えていますので、あらかじめ署名を作成、保存しておくことで、毎回の入力を省略することができます。
3．社外メールの注意点
3-1. 宛先の設定方法について
ここで宛先の設定方法として、To、Cc、Bccの使い分けについて触れておきます。
この3つの使い分けは、間違えると伝達不足によるトラブルにも繋がりかねないため、とても重要です。
Toには「あなたに送っています」という意味合いがあります。
返信の必要がある相手にはToを使います。
Ccは、「念のために送る」相手です。
受け取った人は、基本的に返信不要ですが、返信する際は、たとえToの相手に送る内容であっても、Ccを含めた全員に送るようにしましょう。
最後にBccは、「こっそり送る」時に使います。
送信者以外は、Bccに誰が設定されているかを確認することができません。
その為、受け取り手は基本的に返信不要ですが、返信する際には、送信者のみへ返信しましょう。
送信者以外は返信しないようにします。
3-2. 正しい敬称の使い方
宛名を記載する時、相手の組織名には「御中」という敬称を付けます。
例えば、「■■株式会社 御中」のように書きます。
個人名には「様」を付け、「鈴木様」のように記載します。
組織名と個人目の両方を書く場合には、名前のみに警鐘を付けることに注意してください。
つまり、「■■株式会社 鈴木様」といった記載になります。
他にも、間違えやすい敬称の使い方として、「関係者各位殿」という記載を見かけますが、これでは敬称が重複してしまいますので、正しい記載ではありません。
この場合は「関係者各位」と書くのが正しい敬称の使い方です。
4．社内へのメール
社内メールは、社外メールほどかしこまった書き方は不要です。
相手への礼儀を守ること、読みやすさを心がけることなど、基本的なポイントは同じですが、少し異なる部分もあるため、確認していきましょう。
まず、件名に法人名や自分の名前は不要です。
本文の相手の宛名の後に、挨拶、自分の名前を記載します。
他部署宛ての場合は、名前だけでなく、自分の部署も名乗るとよいでしょう。
署名も、社内メールの場合、法人名の記載は不要です。
場合によっては、長すぎる部署名は省略した方が伝わりやすいこともあるかも知れません。
また、内線番号も書き加えると親切ですね。
5．まとめ
いかがでしたでしょうか。
ビジネスメールのマナーは、初めは難しく感じるかも知れませんが、慣れてしまえば自然に書くことができます。
また、相手へ伝わりやすい本文の構成などを日々心がけていくことで、コミュニケーションはよりスムーズになるでしょう。
最後に、「接遇・ビジネスマナー(2)」コースでは、他にも、お客様のおもてなし、名刺交換、電話対応について学ぶことができますので、ぜひ視聴してみてくださいね。
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