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人事評価の後に上司と部下で行うフィードバック面談。その目的は?どんな効果が得られる?コメントの注意点は?

人事評価の後に上司と部下で行うフィードバック面談。その目的は?どんな効果が得られる?コメントの注意点は?

掲載日:2022年10月17日

このブログ記事は「部下の成長を後押しするフィードバック面談」コースの「1.フィードバック面談とは」の内容をコラムとしてお届けしております。
人事評価制度を活用して人材育成をするためには、フィードバックが欠かせません。
しかし、評価者によってその成果は大きくばらつきます。
フィードバック面談によって部下の成長を後押しするために必要な本質的な考え方、テクニックをお伝えします。

※本記事の最後でサンプル動画を視聴できます。

目次

1.部下の成長を後押しする『フィードバック面談』

2.何のために『フィードバック面談』をするのか

3.部下が「PDCAサイクル」を上手く回すために

4.「ティーチング」と「コーチング」を使い分ける

5.フィードバック面談は事前準備・事後フォローが重要

6.まとめ

1.部下の成長を後押しする『フィードバック面談』

部下を持ったからには、部下にはただ仕事をこなすだけではなく、できるだけ早く、立派に成長してほしいと思いますよね。
なぜならば、それが上司や周囲の仕事の負担を減らすことにもなるからです。
また、将来的には成長した部下が、また新たな後輩や部下を持ち、育てていくことで会社は存続し、発展していくことができるのです。

今回は、部下の成長を後押しする方法の1つとして『フィードバック面談』をご紹介したいと思います。
フィードバック面談とは、人事評価の後に、上司と部下で行われる面談です。

今回は、フィードバック面談を有効に活用し、部下の成長を後押しするためのポイントを確認していきましょう。

2.何のために『フィードバック面談』をするのか

まず、何のためにフィードバック面談をするのか、フィードバック面談によってどんな成果を得たいのかを、明確にしましょう。
ここからは、よく挙がるキーワードをいくつかご紹介します。
得たい成果によって、注意するべきポイントも変わってきますので、あわせて確認しましょう。

2-1. 評価結果説明

まず、フィードバック面談では、評価結果を部下に対してきっちりと説明し、納得してもらうことが重要です。
そのためのポイントは2つあります。

まず1つ目に、なぜその評価を付けたのか、根拠をきっちりと説明できるかどうかを意識してください。
「何となくつけた」、「雰囲気でつけた」という説明では、部下はなかなか納得できません。

2つ目は、行動の事実を示すことです。
根拠を説明するときに、「最近頑張っていると思うから」というように、上司の主観が判断の根拠となってしまっていないでしょうか?
それではいくら説明をしても、「それはあなたの個人的な意見だから」と部下に思われ、納得度を下げてしまうことにもなりかねません。
上司の主観ではなく、部下がいつ、どんな行動を取ったから、どんな成功(失敗)があったのか、という事実を正しく把握し、面談の中で説明するようにしてください。
そうすることで、上司は部下の納得度を高めることができるでしょう。

2-2. 相互理解

次に、フィードバック面談においては、相互理解を意識するとよいでしょう。
上司の考えを部下に理解してもらい、逆に、部下の考えや思いを上司が理解することで、相互のコミュニケーションを促進し、相互の理解を深めることができます。

ここでポイントとなるのは、傾聴することです。
上司が一方的に話し、部下はひたすら聞いているだけ、という状況では、相互のコミュニケーションは成り立ちません。
まずは相手の話を聴くこと、そのためまずは、相手が話しやすい雰囲気づくりが重要となります。

さらに、上司の期待を部下に伝えることも意識するとよいでしょう。
フィードバック面談では、評価結果を説明することはもちろん大事ですが、その部下に今後どのように活躍し、成長してほしいのか、を伝えることが、部下の成長を後押しするのです。

2-3. 意欲向上

フィードバック面談では、部下の意欲を高めることも大切な目的の1つです。

その為には、部下を承認すること、そして感謝の気持ちを示すことが大切です。
部下の仕事への取り組みなどを承認し、感謝の想いを伝えましょう。
普段の仕事の中では、こうした感謝の気持ち等を口に出す機会はあまりないのではないでしょうか?
気恥ずかしい、改まって言うほどでもないと思っているような言葉も、フィードバック面談を利用して、上手く伝えられるといいですね。

2-4. 成長支援

フィードバック面談を活用して、部下の成長を支援することが、フィードバック面談でめざす大きなポイントの1つです。

ここでは、評価対象期間を振り返って、その期間の部下の成功や失敗の原因を、部下本人に考えさせ、内省の支援をすることが重要です。
そして、来期に向けては具体的に何を頑張るのか、という目標を設定します。

評価結果をただ説明するだけではなく、結果を振り返り、次の目標達成や成長につなげることを意識してみてください。

3.部下が「PDCAサイクル」を上手く回すために

目標達成のためによく活用されるのが「PDCAサイクル」です。
PDCAサイクルを上手く回すことが、設定した目標達成に繋がるため、それを手助けすることも大切です。

「Plan」「Do」「Check」「Action」の4つの項目の中で、人事評価は「Check」の部分にあたります。
そして、フィードバック面談において、評価結果を振り返り、部下の内省を促す部分は「Action」、次の目標設定は「Plan」にあたります。
また、目標設定後の「Do」の部分に対しても、部下が目標設定に向けた取り組みを継続できるようにフォローすることも、部下の成長を後押しするうえではとても重要です。

4.「ティーチング」と「コーチング」を使い分ける

上司が部下を育成する際に、よく使われる「ティーチング」と「コーチング」という言葉は、似ているようですが、意味合いが異なります。

人事評価の説明はティーチング的な要素を持っています。
ティーチングはいわば情報の通知であり、上司は部下に、上司が良いと思う点、悪いと思う点を伝えるものです。
しかし、事実を伝えるだけでは、相手は受け身になってしまいがちです。

そこで、立て直しとして、コーチング的な要素を持って、相手の内省を促し、自ら考えて成功や失敗の原因、次の目標を設定できるような手助けをするとよいでしょう。

よって、フィードバック面談においては、ティーチング的な要素とコーチング的な要素の両方を、上手く使いこなすことを心がけてください。

5.フィードバック面談は事前準備・事後フォローが重要

フィードバック面談は、面談のときだけ意識をすればよいものではありません。
事前の情報収集、そして、事後とフォローと合わせた一連の取り組みによって、部下の成長を支援していくことができます。

事前準備では、部下の行動内容を具体的に把握するよう、メモなどで記録を残します。
また、日常的にコミュニケーションや1対1の接点を持つように心がけてください。

そして、これまで見てきたように、フィードバック面談では、部下が自らのパフォーマンスを認識できるように話す、部下のパフォーマンスにきちんと評価やコメントをする、今後の行動計画を立てる支援を行う、といったことが重要です。

更に、事後のフォローアップとして、面談で決めた行動計画の実行度合いを適宜確認する、スムーズな実行のための助言などを行う、できない理由ではなく「どうすればできるか」という視点に立ってアドバイスする、といった行動で、部下の成長を後押しできるとよいでしょう。

6.まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回はフィードバック面談を活用して、部下の成長を後押しする方法についてご紹介しました。
それぞれをポイントをチェックして、部下の成長の後押しのために、フィードバック面談の効果をさらに高めていきましょう。

なお、「部下の成長を後押しするフィードバック面談」コースでは、他にも、フィードバック面談の進め方やポイント、面談後のフォローアップなど学ぶことができますので、ぜひ視聴してみてくださいね。